Bạn có nhớ sinh nhật lên năm của mình không? Khi bố mẹ mua cho bạn một món quà mà bạn đã nghĩ về nó suốt cả năm. Có một tấm thiệp đi kèm. Ai đã ký tên? Trong đó có viết: “Chúc mừng sinh nhật con yêu. Yêu con nhiều. Nhóm phụ huynh”. Tất nhiên là không. Họ viết: “Bố và mẹ”.
Rồi lá thư tình đầu tiên của bạn thì sao? Sau vài trang giấy thơm màu hồng (hoặc xanh lơ) chứa chan những lời thề thốt yêu đương mãi mãi, người yêu của bạn kết thúc một cách hài hước rằng “Yêu em mãi bằng tất cả trái tim. Nhóm yêu em”. Không ư? Bạn làm tôi ngạc nhiên đấy. Không!
Ý tưởng
Từ một mạng lưới chia sẻ kiến thức trên Internet.
Tôi tham gia vào một mạng lưới chia sẻ kiến thức trên Internet. Nó được điều hành bởi một trong những người có uy tín trong lĩnh vực tiếp thị thông qua hộp thư tự nhận chủ đề định kỳ. Thế nhưng người đó đã mắc một sai lầm cơ bản ngay trong email chào mừng. Đây là câu mở đầu:
Chúng tôi yêu quý bạn!
Chà, thật tuyệt vời! Thật sự thân mật và hoàn toàn không giống với bất cứ thứ gì mà bạn sẽ nhận được từ các tổ chức khác. Nhưng sau một vài đoạn văn đầy cảm hứng như thế, đây là những dòng cuối cùng:
Chúc vui!
XoXo
Nhóm XYZ
Khi chúng ta viết thư hoặc soạn email cho bạn bè, gia đình – những người có quan hệ thân thiết với mình – ta để tên mình ở cuối thư. Vậy, tại sao nhiều tổ chức lại kết thúc bức email của “bộ phận chăm sóc khách hàng” hoặc “bộ phận thiết lập quan hệ” (đừng làm tôi tức cười) một cách không nhiệt tình, chẳng hạn như: “Nhóm Watkins Widget”?
Nhóm không mang tính cá nhân. Nhóm không thể thiết lập những mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Nhóm nặc danh, không đếm được và rõ ràng là sai. Những bức thư và email ký tên “nhóm” nói rõ ràng rằng “chúng tôi không quan tâm đến bạn”. Bởi vì nếu có, họ đã đủ thông minh và sáng suốt để nhận ra rằng người ta thích giao tiếp với người khác. Con người cụ thể.
Nếu muốn lá thư của bạn chứa chan cảm xúc như những tấm thiệp sinh nhật, thư tình và những email nhóm mà chúng ta thích được nhận, hãy đọc qua toàn bài và vứt bỏ những từ ngữ đề cập đến người đọc ở ngôi thứ hai số nhiều (ví dụ: vài người trong số các bạn), người đọc ngôi thứ ba số nhiều (ví dụ: khách hàng của chúng tôi) hoặc người viết ngôi thứ nhất số nhiều (ví dụ: chúng tôi).
Thực hành
- Để tên của người đứng đầu nhóm ở cuối thư hoặc email. Sẽ tốt hơn nếu để tên một nhân vật thật sự quan trọng trong công ty bạn.
- Nhờ họ ký tên vào bức thư. Tôi muốn nói là scan chữ ký của họ. Đừng bao giờ dùng những mẫu chữ đánh máy rẻ tiền.